وظایف هیات‌مدیره شرکت‌ها
دنیای معدن: دکتر فرزاد بزرگی کارشناس مالی و امور مجامع خطری که همواره شرکت‌های تولیدی را تهدید می‌کند و آنها را به سوی ورشکستگی و انحلال می‌کشاند، ضعف هیات‌مدیره این شرکت‌ها است که منشأ بسیاری از مشکلات اقتصادی در کشور نیز است. به همین دلیل، در منظومه حاکمیت این شرکت‌ها از میان سه سطح مدیریت شامل: مجمع عمومی، هیات‌مدیره و مدیرعامل، عملکرد هیات‌مدیره نقش مهمی در وضعیت اقتصادی شرکت‌ها دارد.
همان گونه که هیات‌مدیره توانمند و شایسته، موجب رشد تولید، کاهش قیمت تمام‌شده و ارتقای کیفیت و اشتغال‌زایی می‌شود، برعکس، هیات‌مدیره ضعیف و بی‌کفایت، سبب کاهش تولید، افزایش قیمت تمام شده، کیفیت نامطلوب محصول تولیدی و بیکاری می‌شود. در واقع، این هیات‌مدیره متخصص، متعهد و قدرتمند است که می‌تواند از افزایش هزینه‌های غیرعملیاتی و غیرضروری، خریدهای غیرقانونی، ضایعات خارج از استاندارد، قراردادهای غیرشفاف و غیرمنصفانه و خرید و فروش‌های انحصاری جلوگیری کند.
چگالی قدرت هیات‌مدیره
هیات‌مدیره شرکت‌ها، در صورتی می‌توانند منافع سهامداران و ذی‌نفعان را تامین کنند که از چگالی قدرت بالایی برخوردار باشند و چنانچه، در برابر انجام وظایف خود (انجام فعل)، اشتباه عمدی و جرمی مرتکب شوند یا در انجام وظایف خود کوتاهی و قصور و تعلل (ترک فعل) کنند، مسوول و پاسخگو باشند. بنابراین، هیات‌مدیره درصورتی می‌توانند متعهد و مسوولیت‌پذیر باشند که اعضای آن، از اهلیت و صلاحیت لازم برخوردار باشند.
اهلیت و صلاحیت هیات‌مدیره شرکت‌ها
اهلیت هیات‌مدیره، مستلزم سلامت جسمی، ذهنی، روحی و مادی آنها است تا بتوانند مسائل درست را از نادرست یا حق را از ناحق، تمییز و تشخیص دهند و به عدالت رفتار کنند و در مواقعی که منافع شرکت به مخاطره بیفتد، بتوانند برای حفظ منافع و استیفای حقوق شرکت، در مراجع ذی‌صلاح اقامه دعوی کنند.
صلاحیت هیات‌مدیره نیز مستلزم داشتن دانش، تخصص و تجربه متناسب با موضوع و فعالیت شرکت است. همان طور که هیات‌مدیره با صلاحیت (ذی‌صلاح)، نقش موثری در رشد و شکوفایی و سودآوری شرکت دارد، برعکس، هیات‌مدیره بی‌صلاحیت (ناصالح)، میدانی برای فساد اداری و مالی ایجاد کرده و زمینه‌ای برای ضرر و زیان شرکت فراهم می‌سازد. بنابراین، دو مولفه اهلیت و صلاحیت می‌توانند نقش موثر و سازنده‌ای در کارکرد اقتصادی و اجتماعی هیات‌مدیره داشته باشند.
کارکرد اقتصادی و اجتماعی هیات‌مدیره
به طور کلی، کارکرد هیات‌مدیره شرکت‌ها دو دسته‌اند که یک دسته، کارکرد اقتصادی است تا منافع سهامداران را تامین کنند و برای دستیابی به منافع اقتصادی از ابزارهای قانونی و قواعد حرفه‌ای و از مکانیزم کارآیی استفاده می‌کنند تا به سودآوری و افزایش سرمایه (ثروت) دست یابند.
دسته دیگر، کارکرد اجتماعی است تا منافع اشخاص ثالث طرف معامله با شرکت و سایر ذی‌نفعان حفظ شود. هیات‌مدیره شرکت‌ها، باید به مسائل عمومی و اجتماعی مانند: تامین نیازهای عمومی جامعه، اشتغال، رونق بازار سرمایه، قیمت عادلانه و کیفیت تولید نیز پایبند باشند.
مکانیزم انتقال قدرت هیات‌مدیره
هیات‌مدیره با سه مکانیزم شامل: طراحی، هدایت و نظارت، قدرت را اعمال و شرکت را مدیریت و اداره می‌کند. مکانیزم طراحی این قدرت سازمانی را به هیات‌مدیره می‌دهد که استراتژی‌ها، سیاست‌ها و برنامه‌های شرکت را تعیین کند. مکانیزم هدایت، به هیات‌مدیره این قدرت اداری را می‌دهد تا با تصویب شرح وظایف، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های استخدامی و مالی، فعالیت‌های شرکت را ریل‌گذاری و هدایت کنند و مکانیزم نظارت، به هیات‌مدیره این اجازه را می‌دهد تا از طریق رئیس و نایب رئیس هیات‌مدیره و همچنین از سوی مدیرعامل و معاونان، نظارت را اعمال کند. در واقع، هیات‌مدیره مکانیزم نظارت را از سه طریق عملیاتی می‌کند. نظارت قبل از هزینه را با ایجاد واحد برنامه و بودجه، نظارت حین هزینه را از طریق واحد مالی و بالاخره، نظارت پس از هزینه را از طریق واحد حسابرسی داخلی و حسابرس مستقل و بازرس قانونی انجام می‌دهد. با توجه به سه مکانیزم انتقال قدرت، برخی از وظایف هیات‌مدیره رویکرد ایجابی دارد و انجام آن برای اعضا، الزام‌آور است و برخی دیگر نیز، رویکرد سلبی دارد و انجام آن توسط اعضای هیات‌مدیره ممنوع است.
مروری بر وظایف ایجابی هیات‌مدیره
برخی از وظایف هیات‌مدیره ایجابی و الزام‌آور است که در اینجا، سعی شده است با توجه به مواد قانون تجارت به جنبه‌هایی که کاربرد بیشتری دارد، بپردازیم. برای اینکه شرکت‌ها در انجام فعالیت تولیدی، خدماتی و تجاری خود، در پناه قانون قرار بگیرند و در انجام معاملات و دریافت وام و تسهیلات از حمایت‌های قانونی برخوردار باشند و امکان شرکت در مناقصه‌ها و مزایده‌ها و انعقاد قرارداد با شرکت‌های دیگر برای آنها فراهم شود، باید شرکت را به ثبت برسانند (ماده ۱۹۵ ق. ت) و پس از اینکه شرکت به ثبت رسید و دفاتر تجاری شامل دفتر روزنامه و دفتر کل، توسط اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمب (دفاتر شرکت قانونی شد) و کد اقتصادی از حوزه مالیاتی و کد کارگاهی بیمه از اداره تامین اجتماعی دریافت شد، هیات‌مدیره می‌تواند فعالیت خود را در چارچوب اساسنامه شروع کند.
در واقع، پس از انتخاب اعضای هیات‌مدیره برای مدت حداکثر دو سال، توسط مجمع عمومی‌که تعداد اعضا در شرکت‌های سهامی‌خاص حداقل سه نفر و در شرکت‌های سهامی‌عام، حداقل پنج نفر است (ماده ۳ ، ۱۰۸ و ۱۰۷ ق. ت) فعالیت خود را شروع می‌کند و انتخاب مجدد آنها برای مدت بیش از دو سال نیز بلامانع است (ماده ۱۰۹ ق. ت). پس از اینکه هیات‌مدیره توسط صاحبان سهام انتخاب شدند، در اولین جلسه از میان خود یک نفر را به سمت رئیس و یک نفر را به سمت نایب رئیس هیات‌مدیره به صورت شخص حقیقی انتخاب می‌کنند و هیات‌مدیره اختیار آن را دارد که هر موقع تشخیص بدهد رئیس و نایب رئیس را عزل کنند (ماده ۱۱۹ ق. ت). از آنجاکه وظیفه دعوت از هیات‌مدیره و همچنین دعوت از مجمع عمومی، برعهده رئیس هیات‌مدیره و در غیاب وی بر عهده نایب رئیس هیات‌مدیره است (ماده ۹۲ ، ۱۱۹ و ۱۲۰ ق .ت) لذا، چنانچه حداقل یک ماه از تاریخ تشکیل آخرین جلسه هیات‌مدیره گذشته باشد، با درخواست یک‌سوم اعضای هیات‌مدیره و با ذکر دستور جلسه، می‌توانند از هیات‌مدیره تقاضا کنند تا جلسه هیات‌مدیره تشکیل شود (ماده ۱۲۲ ق. ت) و در صورتی که اقلا یک‌پنجم سهامداران شرکت از هیات‌مدیره درخواست تشکیل جلسه مجمع عمومی کند، هیات‌مدیره نیز مکلف است، ظرف حداکثر ۲۰ روز از مجمع عمومی دعوت کند (ماده ۹۵ ق. ت). از وظایف دیگر هیات‌مدیره این است که باید حداقل یک نفر شخص حقیقی را به عنوان مدیرعامل شرکت انتخاب و حدود اختیارات و حق‌الزحمه وی را تعیین کنند (ماده ۱۲۴ ق. ت). از آنجا که اعضای هیات‌مدیره از بین صاحبان سهام (سهامداران) به صورت عضو حقیقی انتخاب می‌شوند، لذا، شرکت‌ها به عنوان اشخاص حقوقی می‌توانند نماینده خود را به صورت عضو حقیقی برای عضویت در هیات‌مدیره انتخاب کنند (ماده۱۰۷ و ۱۱۰ ق. ت). بدیهی است، هرگونه تصمیمی که هیات‌مدیره می‌گیرد یا اقدامی‌که صورت می‌دهد، باید در حدود موضوع شرکت و اساسنامه و حدود اختیاراتی که در قانون تجارت به هیات‌مدیره داده شده است، باشد (ماده ۱۱۸ ق. ت) و خلاصه مذاکرات و نتیجه تصمیمات، در صورت‌جلسه هیات‌مدیره قید شود و لااقل به امضای اکثریت اعضای حاضر در جلسه برسد و نام مدیران حاضر و غایب در جلسه ذکر شود و چنانچه، عضوی از هیات‌مدیره نظر مخالف بقیه اعضا داشته باشد، باید در صورت‌جلسه قید شود (ماده ۱۲۳ ق. ت). هیات‌مدیره باید هر شش ماه خلاصه حساب دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت را تنظیم و به بازرس قانونی ارائه کند (ماده ۱۳۷ ق. ت) و یکی از وظایف مهم هیات‌مدیره شرکت‌ها که از طریق مدیران مالی انجام می‌شود، تنظیم صورت‌های مالی پایان سال مالی شامل صورت سود زیان و ترازنامه شرکت است که باید با حفظ ثبات رویه و قابلیت مقایسه، تنظیم شود (ماده ۲۳۳ ق. ت) و گزارش سود و زیان و ترازنامه شرکت همراه با گزارش عملکرد سالانه را برای اظهارنظر برای حسابرس رسمی ارسال کند. هیات‌مدیره مکلف است گزارش صورت‌های مالی و گزارش عملکرد شرکت، همراه با گزارش حسابرس رسمی را، اقلا ۲۰ روز قبل از تاریخ مجمع عمومی در اختیار بازرس قانونی شرکت قرار دهد و هیات‌مدیره برای بررسی و تصویب گزارش عملکرد شرکت و صورت‌های مالی از مجمع عمومی دعوت کند (مواد ۸۹، ۱۳۸، ۲۳۲ ، ۲۳۳ و ۲۴۲ ق. ت). یکی از مواردی که هیات‌مدیره در تنظیم صورت‌های مالی مکلف به رعایت آن است، هرساله به میزان پنج درصد از سودخالص شرکت پس از کسر زیان‌های وارده در سال‌های قبل (زیان سنواتی) را به عنوان اندوخته قانونی محاسبه و منظور کند و تا زمانی که مقدار اندوخته قانونی به میزان ۱۰ درصد سرمایه شرکت نرسیده باشد، سالانه اندوخته کند (ماده۱۴۰ و ۲۳۸ ق. ت). هیات‌مدیره هنگام ارائه گزارش به مجمع عمومی سالانه، علاوه بر ارائه صورت سود و زیان و ترازنامه شرکت، باید سود قابل تقسیم را مشخص و تعیین شود که سود قابل تقسیم، از نتیجه سود خالص سال مالی پس از کسر بهره و مالیات، زیان‌های سال مالی قبل، اندوخته قانونی و اندوخته احتیاطی کسر می‌شود و سود قابل تقسیم سال‌های مالی گذشته که تقسیم نشده است، به آن اضافه می‌شود و تا زمانی که سود قابل تقسیم توسط مجمع عمومی تعیین نشود و به تصویب نرسد، هیات‌مدیره شرکت، تکلیف قانونی برای پرداخت سود ندارد.
سود قابل تقسیم پس از تصمیم مجمع عمومی، حداکثر ظرف مدت ۸ ماه باید به حساب سهامداران واریز شود (ماده۲۴۰ ، ۲۳۹ و ۲۳۸ ق. ت). چنانچه، در ادامه فعالیت شرکت، زیان انباشته شرکت به بیش از نصف سرمایه ثبت شده برسد، هیات‌مدیره مکلف است برای انحلال یا بقای شرکت، از مجمع عمومی دعوت به عمل آورد تا تصمیم‌گیری کند. برای بقای شرکت، باید سرمایه اسمی شرکت (مبلغ سرمایه منظور شده در اساسنامه) را از طریق تجدید ارزیابی دارایی‌ها (به ارزش واقعی) یا از محل آورده نقدی افزایش دهد یا سرمایه شرکت را از طریق کاهش اجباری مبلغ اسمی سهام کاهش دهد (ماده ۱۴۱ ق. ت). هیات‌مدیره شرکت موظف است پیشنهاد افزایش سرمایه شرکت را همراه با دلایل توجیهی لزوم افزایش سرمایه و گزارش بازرس قانونی را برای اتخاذ تصمیم به مجمع عمومی ارسال کند (ماده ۱۶۱ ق. ت) و در هر مرحله پس از افزایش سرمایه، حداکثر ظرف یک ماه، اساسنامه شرکت را اصلاح و به مرجع ثبت شرکت‌ها اعلام و آگهی عمومی کند (ماده ۱۶۳ ق. ت). هیات‌مدیره مکلف است، مطابق با زمانی که در اساسنامه یا مصوبه مجمع عمومی مقرر کرده، نسبت به پرداخت مبلغ پرداخت نشده سهام اقدام کند و در صورت عدم پرداخت سهام باید از مجمع عمومی دعوت کند تا سرمایه شرکت را به میزان مبلغ پرداخت شده تقلیل دهد (ماده ۳۳ و ۲۴۶ ق. ت). در ادامه فعالیت شرکت، چنانچه هیات‌مدیره تشخیص دهد که شرکت به سرمایه بالایی نیاز ندارد، می‌تواند برای کاهش اختیاری سرمایه شرکت، از مجمع عمومی دعوت کند (ماده ۱۸۹ ق. ت) و هیات‌مدیره موظف است برای کاهش سرمایه شرکت، دلایل توجیهی لزوم کاهش سرمایه را حداقل ۴۵ روز قبل از تشکیل جلسه مجمع عمومی، به بازرس قانونی تسلیم کند (ماده ۱۹۰ ق. ت) و قبل از اقدام به کاهش اختیاری سرمایه، حداکثر ظرف یک ماه تصمیم مجمع عمومی در باره کاهش اختیاری سرمایه را در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار شرکت آگهی کند (ماده ۱۹۲ ق. ت). در شرکت‌ها، یکی از راه‌های تامین و جذب منابع مالی، انتشار اوراق است. هیات‌مدیره می‌تواند به مجمع عمومی پیشنهاد انتشار اوراق مشارکت (اوراق قرضه)، اوراق خزانه و صکوک را بدهد و در صورت اجازه یا تصویب مجمع عمومی، اوراق را منتشر کند(ماده ۵۶ ق. ت).
چنانچه، عضوی از اعضای هیات‌مدیره به طور مستقیم یا غیرمستقیم با شرکت طرف معامله باشد، هیات‌مدیره مکلف است این گونه معاملات را به بازرس قانونی شرکت اعلام کند و بازرس قانونی موظف است گزارش خاصی را که حاوی جزئیات معامله و قیمت خرید و فروش و نرخ سود معامله و مقایسه آن با نرخ سود سایر معاملات مشابه یا ضرر و زیانی است که به سهامداران تحمیل شده گزارش کند و هیات‌مدیره آن را، بدون حق رای از سوی عضو هیات‌مدیره ذی‌نفع، به رای بگذارد و سپس گزارش بازرس و هیات‌مدیره را برای اخذ تصمیم و تصویب مجمع عمومی ارسال کند و در مجمع عمومی نیز سهامدار وابسته به این معاملات، حق رای ندارد (ماده ۱۲۹ ق. ت).
در خاتمه، به دلیل طولانی شدن تشریح و توصیف وظایف ایجابی و الزام‌آور هیات‌مدیره شرکت‌ها در این بخش، وظایفی که رویکرد سلبی دارند و فعالیت‌هایی که برای هیات‌مدیره ممنوع بوده (ممنوعیت دارند)، در بخش دیگری مورد واکاوی و بازخوانی قرار خواهد گرفت.
دیدگاهتان را بنویسید